Büroorganisation für land- und forstwirtschaftliche Betriebe

Im Fall eines plötz­li­chen Arbeits­aus­falls ist eine strin­gente Orga­ni­sa­ti­ons­struktur für das Bestehen des Betriebes uner­läss­lich. So sollten alltäg­li­chen Aufgaben und Abläufe klar defi­niert und trans­pa­rent sein, d. h. schrift­lich doku­men­tiert. Dies betrifft sowohl die Tätig­keiten der Geschäfts­lei­tung als auch die eines jeden einzelnen Mitar­bei­ters. Ebenso sollte laufend der Tätig­keits­in­halt zwischen Betriebs­leiter und Mitar­bei­tern bzw. unter­ein­ander kommu­ni­ziert werden. Die Trans­pa­renz im Betrieb hilft auch dann, wenn Dritte Einsicht in entspre­chende Unter­lagen und Doku­mente benö­tigen. Dies kann sich sowohl auf externe Cross-Compli­ance Kontrollen beziehen oder auf steu­er­liche Betriebs­prü­fungen. So kann beispiels­weise der Versi­che­rungs­schutz der im Betrieb befind­li­chen Immo­bi­lien nur adäquat ange­passt werden, wenn das Gebäude- und Flächen­ei­gentum sowie das Inventar bekannt sowie hinrei­chend doku­men­tiert ist.

Ein gut orga­ni­siertes Büro mit trans­pa­renten Prozessen und offener Kommu­ni­ka­tion ermög­licht es Arbeit messbar zu machen, Prozesse zu opti­mieren und dadurch Sicher­heit für alle Betei­ligten zu schaffen. Wert­volle Zeit wird so nicht mit Suchen und Sortieren von Doku­menten vertan. Der Betriebs­leiter kann sich dem Wesent­li­chen, d. h. den Geschäfts­zahlen widmen. Diese bauen auch in Land- und Forst­be­trieben auf den Prin­zi­pien der ordnungs­ge­mäßen Buch­hal­tung auf und sollten vor allem aus steu­er­recht­li­chen Gründen stets aktuell gehalten werden. Wichtig für die Geschäfts­füh­rung ist, dass Zahlen, Daten und Fakten auch für Dritte stimmig und nach­voll­ziehbar sind, um wohl­über­legte stra­te­gi­sche Entschei­dungen zu treffen und die Weiter­ent­wick­lung des Betriebes voran­zu­treiben. Insbe­son­dere in diesem Bereich bringt die Digi­ta­li­sie­rung viel Poten­zial im Sinne der Arbeits­er­leich­te­rung und Vermei­dung von Redun­danzen mit sich.

Im Kontext der effi­zi­enten Büro­or­ga­ni­sa­tion ist die Digi­ta­li­sie­rung im heutigen Zeit­alter nicht mehr wegzu­denken. Sie unter­stützt dabei, die erwähnte Trans­pa­renz im Land- und Forst­be­trieb ebenso wie eine flexible orts­un­ab­hän­gige Arbeits­weise zu schaffen, d. h. auch im Home-Office. Der schnelle Zugriff auf Infor­ma­tionen gewähr­leistet die Beschleu­ni­gung von Arbeits­pro­zessen. Darüber hinaus führt die Digi­ta­li­sie­rung von Daten dazu, das Control­ling für die Betriebs­lei­tung zu opti­mieren und die Auswer­tung von wich­tigen Unter­neh­mens­kenn­zahlen zu auto­ma­ti­sieren. Neben einer verbes­serten Vorgangs­be­ar­bei­tung kann auch die Bezie­hung zu externen Personen und Insti­tu­tionen opti­miert werden. Dies bezieht sich auf den Kunden­ser­vice ebenso wie auf die Kommu­ni­ka­tion mit Liefe­ranten und sons­tigen Dienst­leis­tern wie Steuer- oder Betriebs­be­ra­tern, Rechts­an­wälten oder Versi­che­rungs­mak­lern. So kann sich nur beraten lassen, wer seinen Betrieb kennt, d. h. sowohl die im Eigentum befind­li­chen Immo­bi­lien, die Miet- und Pacht­ob­jekte, das Inventar und die Betriebskennzahlen.